Morjens ja terkkuja Karibialta =o)

Lomailu ei ole lomailua ilman koulutehtäviä, joten sanoja virtuaalitiimistä tulossa.

Mitä tarkoitetaan virtuaalitiimillä? Ihmisten muodostamaa ryhmää, jossa kommunikoidaan ja ollaan yhteyksissä pääasiallisesti digitaalisten, teknisten apuvälineiden kautta. Yleensä kyseessä on eri puolelle maailmaa olevat asiantuntijat, joiden on hankala olla toistuvasti kasvokkain. Virtuaaliryhmän jäsenet tapaavatkin toisensa harvoin fyysisesti.

Virtuaalitiimien hyötyinä voidaan pitää matalaa hiearkiaa ja joustavuutta. Kenenkään ei tarvitse kumarrella ketään vaan kaikki ovat samalla viivalla ja kaikki voivat osallistua keskusteluun silloin kun heille sopii. Toki tällainen järjestely vaatii joustavuutta ja rohkeutta kokeilla ja toimia uusin tavoin niin työnantajalta kuin työntekijältä. Virtuaalitiimissä on helpompi keskittyä pelkkään työntekoon kuin esimerkiksi tavallisessa kokoushuoneessa. Virtuaalitiimi on eristetty kaikesta ulkopuolisesta häiriöstä ja toisaalta myös kaikista henkilökohtaisista, varsinkin ulkoisista häiriöistä. Virtuaalitiimissä on helpompi karsia turhat huomautukset ja välihuudot, koska kirjoittamiseen menee aikaa ja ehtii ajatella. Tämä siis vain silloin kun ollaan yhteyksissä tekstitse. Henkilökohtaisesti pidän¨virtuaalitiimin yhtenä isona hyötynä sitä, että voi sulkea webbikameran ja jatkaa kirjoittamista vaikkapa sitten täältä Haitin rannalta eikä kukaan näe, että vieressä on drinkki eikä kenekään yöunet kärsi näkemisestäni bikineissä.

Virtuaalitiimi on kuitenkin herkkä toimivuudeltaan. Elleivät ryhmän jäsenet ole valmiita erilaiseen ryhmätyöskentelyyn ja ole erittäin avoimia ja työhönsä intohimoisesti suhtautuvia henkilöitä ja ellei työnantaja ole antanut valmiuksia ja kannustusta tiimityöskentelyyn, voi tällainen tiimi karahtaa kiville, lakata toimimasta kokonaan tai toimia vain muutaman jäsenen voimin. Ihmisten mielipide-erot, toimintatapojen erilaisuudet, kulttuuritaustat, vieraat kielet saattavat aiheuttaa kitkaa tiimin toiminnassa. Pelkästään aikaerot saattavat vaikeuttaa ryhmän jäsenten toimintaa. Jos jonkun täytyy aina herätä öisin virtuaalitapaamiseen ja muiden ei, niin jo tällainen toimintatapa saattaa herättää närää ja pääasia unohtuu. Tiimeissä tulisikin olla tarkat pelisäännöt siitä, mitä kukin tekee, milloin tekee ja kenen kanssa tekee. Se, etteivät tiimin jäsenet kohtaa fyysisesti, aiheuttaa helposti sen, että eksytään alkuperäisestä tarkoituksesta ja tavoitteesta.

Virtuaalitiimin johtaminen on haasteellisempaa kuin normitiimin. Esimies ei välttämättä tiedä, tehdäänkö tiimissä sitä, mitä pitää, pysytäänkö aikatauluissa, ovatko roolitukset edelleen selviä ja niin edelleen. Virtuaalitiimeissä ei esimies ole välttämättä lainkaan läsnä, tästä johtuen ei esimiehellä ole kontrollia tiimin toimintaan. Tämä taas aiheuttaa sen, että esimiehen on luotettava työntekijöihin aivan eri tavoin kuin normitilanteessa. Tiimityöntekijä ei välttämättä ole läsnä toimistoaikoina eikä hänen työn tekemistään voi siten valvoa. Vasta tulokset puhuvat puolestaan, väliraportit eivät välttämättä. Luottamus työntekijöihin korostuu ja sitä on oltava. Osallistuva johtaminen on antanut hyviä tuloksia. Kun vastuu ja valta jakaantuu tiimin kesken, on motivaatiokin yleensä parempi. Tällöin tiimi itse kokee johtavansa toimintaa ja aidosti pystyvänsä vaikuttamaan tekemiseen. Avoin kommunikaatio, yhteiset toimintaprosessit ja ohjausmallit, palautteen anto, yleensäkin valmentajamainen johtaminen ovat seikkoja, jotka ovat yleisesti koettu tärkeiksi johtamisessa. Positiivinen ja ratkaisukeskeinen asenne, tavoitteen asettelun selkeys ja siitä muistuttaminen ovat tiimin johtamisessa tärkeitä. Seurannan merkitys on myös suuri. Osallistuva johtaminen auttaa rakentamaan me-henkeä ja se lisää myös avoimuutta ja sallivuutta. Fyysinen etäisyys ja tiimin jäsenten erilaiset taustat haastavat esimiehen oman panoksen. Esimiehen tulisi pystyä kannustamaan ja edistämään tiimin jäsenten keskinäistä luottamusta ja avoimuutta, yksi keino tällaiseen on fyysiset tapaamiset tiimin jäsenten kesken. On saatava tiimiläiset tutustumaan toisiinsa muutoinkin kuin vain tietoteknisin välinein. Jokin yhteinen teema on löydettävä ja osoitettava tiimiläisille, tavoite on oltava kaikille selkeä. Jo se yksin lisää ryhmäänkuuluvuuden tunnetta ja sitouttaa tiimiläisiä tehtävään ja tutustumaan keskenään.

Erilaisia tiimityökaluja voivat olla esimerkiksi puhelin, sähköposti, intranet, erilaiset työpaja-alustat, kokouspuhelut, videoneuvottelut, blogit, wiki, erinimiset messenger-sivut (Yahoo!, MSN), jopa erilaiset yhteisöpalvelut kuten facebook. Skype on yksi puhelin- ja videoneuvottelujen välineistä ja sopii puhelinneuvotteluun maksimissaan 250 hengen ryhmille, videoneuvotteluissa ei rajaa tietenkään ole. Skypen ehdottomasti paras ominaisuus on sen maksuttomuus tai alhainen kustannus. Skype tarjoaa vaihtoehdoiksi myös erilaisia jakamistoimenpiteitä, joista voi valita käyttöönsä sen parhaimman. Wikejä on "käyttötarkoitukseltaan monenlaisia. Ne määräytyvät wikien ominaisuuksien mukaan: wikit soveltuvat parhaiten tarkoitukseen, jossa tärkeää on monen käyttäjän tekemä tekstisisältöjen kokoaminen. Sisällön muokkauksesta jää yleensä talteen aiemmat versiot, mikä mahdollistaa työskentelyn seuraamisen ja tarvittaessa aiempien versioiden palauttamisen. Wikien toinen keskeinen toiminto on keskustelu- tai kommenttipalsta, jonka kautta wikisivun sisällöstä voidaan antaa palautetta sekä suunnitella sisällöntuotannon seuraavia vaiheita. Keskustelua voidaan käyttää myös ideointiin, tiedon jakamiseen, yhteisölliseen oppimiseen ja tiedonrakenteluun. Selvityksissä ja tutkimuksissa wikien kaksi olennaisinta käyttötarkoitusta ovat käyttö yhteistyöalustana sekä kollektiivisen tietopankin kokoaminen." (https://fi.wikipedia.org/wiki/Wiki  28.3.2016 klo 20:20). Yrityksen oma intranet käy myös työkaluna, kuten erilaiset sähköposti- ja messenger-ohjelmat. Kaikkien kirjoittamista vaativien välineiden huonona puolena on hitaus, tulkinnan vaikeus ja väärinkäsitykset. Puhe ja kirjoitus yhdistettynä antaa huomattavasti paremmat mahdollisudet välttyä epäselvyyksiltä. Kun käytetään sekä ääntä että kirjoitusta on puheet helppo dokumentoida keskustelun käydessä, näin ei kärsitä muistamattomuuden aiheuttamista haasteista, esimerkkinä Skypen palvelut.

Tarkka lukija jo ehkä arvasikin, että kokeilin työkalua nimeltä Skype. Hyviä puolia on huomattavasti enemmän kuin huonoja. Kustannustaso on todella alhainen, yhteyden toimiessa laatu erinomainen, käytön oppiminen sujui nopeasti jopa minulta, joten sen täytyy olla helppoa. Kaikki ryhmässä mukana olleet (neljä ystävää joutui uhreiksi) oppivat työkalun käytön viiden päivän varoajalla ja pystyimme olemaan yhteydessä sekä puheen, kuvan että tekstin välityksellä. Aivan mainio väline. Yritys-versiossa pystyy integroimaan Office-sovellukset mukaan. Huonoa Skypen käytössä, ei siis itse Skypessä, on se, että se vaatii suhteellisen voimakkaan internet-yhteyden. Heikko yhteys sulkee videon helposti, ääniyhteys tuntui kestävän todella heikon yhteyden.

Semmoisia Karibialta, moikkis!!